Contratos de alquiler, autorizaciones del colegio, presupuestos… Cada vez más documentos llegan en PDF y hay que devolverlos firmados. Ya no hace falta imprimir, firmar y escanear: puedes hacerlo en un par de minutos desde el móvil o el ordenador. Te explicamos cómo hacerlo en cada dispositivo y qué tipo de firma necesitas según el documento.

Firma dibujada frente a firma electrónica con certificado

Antes de empezar conviene distinguir dos cosas que a menudo se confunden, porque no tienen el mismo valor:

• Firma dibujada o manuscrita digital: dibujas tu firma con el dedo o el ratón y la colocas en el documento como si fuera una imagen. Sirve para muchos trámites cotidianos, como autorizaciones o presupuestos, pero ofrece pocas garantías: no demuestra por sí sola quién la ha puesto ni impide que el documento se modifique después.
• Firma electrónica con certificado digital: usa tu certificado (por ejemplo, el de la FNMT o el del DNI electrónico) para vincular el documento a tu identidad y detectar cualquier cambio posterior. Es la que se exige en muchos trámites con la Administración y en contratos donde importa poder demostrar quién firmó.

Qué dice la normativa

En la Unión Europea, el reglamento eIDAS distingue tres niveles: la firma electrónica simple, la avanzada y la cualificada. Solo la cualificada, que se basa en un certificado reconocido como el de la FNMT o el DNI electrónico, tiene legalmente el mismo valor que una firma manuscrita en papel. Las otras también pueden tener validez, pero en caso de conflicto resulta más difícil demostrar quién firmó.

En la práctica: para una autorización de una excursión basta con una firma dibujada; para un trámite oficial o un contrato importante, mejor con certificado.

Cómo firmar un PDF en iPhone y iPad

Apple incluye una herramienta de firma en el propio sistema, sin instalar nada:

1. Abre el PDF desde Archivos, Mail o WhatsApp.
2. Toca el icono de Marcación (un bolígrafo).
3. Pulsa el botón + y elige Añadir firma.
4. Dibuja tu firma con el dedo y pulsa OK. El iPhone la guarda para la próxima vez.
5. Arrastra la firma hasta su sitio y ajusta el tamaño.
6. Pulsa OK o Listo y guarda o comparte el documento firmado.

Cómo firmar un PDF en Android

En Android las opciones dependen del fabricante, pero hay una que funciona en cualquier móvil:

1. Instala Adobe Acrobat Reader desde Google Play; la versión gratuita es suficiente.
2. Abre el PDF con la aplicación y pulsa en Rellenar y firmar.
3. Toca el icono de la firma y crea la tuya dibujándola con el dedo.
4. Colócala en el lugar correcto y guarda el documento.

Otras opciones: la aplicación de Google Drive permite hacer anotaciones sobre un PDF, y algunos fabricantes, como Samsung, incluyen herramientas para firmar documentos en su propio visor.

Cómo firmar un PDF en Mac

Abre el PDF con Vista Previa, pulsa el icono de marcación y luego el de firma. Puedes crear la firma de tres formas: con el trackpad, con la cámara (firmando en un papel blanco y mostrándolo a la cámara) o dibujándola en tu iPhone, si está vinculado a la misma cuenta. Una vez creada, queda guardada para usarla en cualquier documento.

Cómo firmar un PDF en Windows

La forma más sencilla es Adobe Acrobat Reader, que es gratuito: abre el PDF, elige Rellenar y firmar, y dibuja tu firma, escríbela con el teclado o usa una imagen. El navegador Microsoft Edge, que viene instalado en Windows, también permite abrir un PDF y dibujar sobre él con la herramienta de dibujo.

Firmar con certificado digital: los trámites oficiales

Para documentos que exige la Administración o para contratos con más garantías, lo adecuado es firmar con un certificado digital. Necesitas tener instalado un certificado, como el de persona física de la FNMT, o usar el DNI electrónico con un lector o con un móvil compatible con NFC.

• AutoFirma: es la aplicación gratuita del Gobierno de España para firmar documentos con certificado desde el ordenador. Muchas sedes electrónicas la usan automáticamente cuando firmas un trámite.
• Cliente @firma móvil: es la versión para el móvil, útil si tienes el certificado instalado en el teléfono.
• Adobe Acrobat Reader: también permite firmar con un certificado instalado en el ordenador.

Para comprobar si un documento firmado electrónicamente es válido, el Gobierno ofrece el servicio gratuito VALIDe, donde puedes subir el archivo y ver quién lo firmó y si se ha modificado.

Errores habituales al firmar un PDF

• Firmar y luego editar el documento: si firmas con certificado y después modificas el PDF, la firma deja de ser válida. Haz todos los cambios antes de firmar.
• Enviar una foto en lugar del PDF: fotografiar el papel firmado da un documento poco legible. Mejor firma directamente sobre el PDF o escanéalo con el móvil.
• Olvidar rellenar los campos: muchos formularios tienen casillas para el nombre, la fecha o el DNI. Rellénalas con la misma herramienta antes de firmar.
• No guardar el resultado: algunas apps muestran la firma, pero no la guardan si cierras sin pulsar Guardar o Exportar.

Consejos de seguridad

• No uses webs desconocidas para subir documentos con datos personales: el archivo queda en servidores de terceros.
• Guarda siempre una copia del documento firmado.
• Para contratos importantes, comprueba con la otra parte qué tipo de firma aceptan antes de enviarlo.
• Desconfía de correos que te piden firmar documentos urgentes a través de enlaces: es un método frecuente de phishing. Ante la duda, consulta con el 017 de INCIBE.
• Protege tu certificado digital con contraseña y no lo instales en ordenadores compartidos.

En resumen

Firmar un PDF desde el móvil o el ordenador es rápido y gratuito. Para el día a día basta con una firma dibujada, que puedes hacer con las herramientas del iPhone, de Vista Previa en Mac o con Adobe Acrobat Reader en Android y Windows. Para trámites oficiales y contratos importantes, usa un certificado digital con AutoFirma o Cliente @firma móvil, y no modifiques el documento después de firmarlo. Con una copia guardada y algo de precaución con los enlaces que recibes, tendrás tus papeles firmados en minutos.

Redacción Noticias 911